Lorsque vous travaillez régulièrement sur des types spécifiques de documents tels que des rapports, des lettres ou des présentations, l’utilisation de modèles de document peut considérablement améliorer votre efficacité. Les modèles sont des documents préformatés que vous pouvez créer une fois et réutiliser chaque fois que vous avez besoin de créer un nouveau document du même type.
Voici comment tirer le meilleur parti des modèles dans les logiciels bureautiques comme Microsoft Word, LibreOffice Writer ou Google Docs :
- Création d’un modèle : Commencez par créer un nouveau document avec la mise en forme de base que vous souhaitez utiliser pour tous les documents de ce type. Cela peut inclure des éléments tels que l’en-tête, le pied de page, le style de police et de paragraphe, le logo de l’entreprise, etc. Assurez-vous de laisser des espaces réservés pour les informations variables, comme le destinataire d’une lettre ou le titre d’un rapport.
- Enregistrement du modèle : Une fois que votre document modèle est prêt, enregistrez-le en tant que modèle. Dans Microsoft Word, cela se fait en sélectionnant “Enregistrer sous” et en choisissant “Modèle Word” dans le menu déroulant des types de fichiers. Dans LibreOffice Writer, choisissez “Enregistrer sous” et sélectionnez “Modèle de document” dans le menu déroulant. Dans Google Docs, accédez à “Fichier” > “Enregistrer en tant que modèle”. Donnez un nom significatif à votre modèle pour pouvoir le retrouver facilement.
- Utilisation du modèle : Maintenant que votre modèle est enregistré, chaque fois que vous avez besoin de créer un nouveau document du même type, vous pouvez simplement ouvrir le modèle correspondant. Cela ouvrira une copie du modèle que vous pouvez remplir avec les informations spécifiques requises. Remplacez les espaces réservés par les informations appropriées, ajoutez du contenu supplémentaire au besoin, puis enregistrez le document sous un nouveau nom.
L’utilisation de modèles de document vous permet de gagner du temps en évitant de recréer la même mise en forme à chaque fois que vous créez un nouveau document. De plus, cela garantit également une cohérence dans la présentation de vos documents, ce qui est important pour transmettre une image professionnelle et uniforme de votre entreprise ou de votre travail.
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